主管必学时间管理 开会高手 工作不白做

主管必学时间管理 开会高手 工作不白做 管理要诀——温淑仪(Cherry)(中)在美资企业任职亚太区品牌传讯总监,她认为管理好团队时间,与管理个人时间同等重要。(邓宗弘摄)主管必学时间管理 开会高手 工作不白做 参考书籍——Cherry推介的管理书籍——Beyond Measure,由TED Talks讲者Margaret Heffernan所着,有关小改变带来的大影响,例如外出步行能让工作更有效率等。Cherry会抄下书中重点,以求提升工作表现。(邓宗弘摄)主管必学时间管理 开会高手 工作不白做 记下工作——Cherry常用的免费手机应用程式包括Wunderlist、Microsoft Planner、Trello等,另外她亦会用笔记簿记下工作日程。(邓宗弘摄)主管必学时间管理 开会高手 工作不白做 主管必学时间管理 开会高手 工作不白做 主管必学时间管理 开会高手 工作不白做

「这十年来做过的事,能令你无悔骄傲吗?」黄伟文这句歌词,相信不少读者都有共鸣。我们每天营营役役,赶上班、赶进度、赶回家……将日程排得满满,全因时间不等人,可是,盲目求快不代表时间用得其所。时间管理,是每个上班族,特别是带领团队的管理层,需要面对与学习的课题。计划周详,善用时间,才能在排山倒海的工作中泰然自若。

管理好时间,才能让工作不白做。

「初任管理层时,因为未能掌握工作的轻重缓急,导致经常要超时工作赶工。」现于大型美资企业任职亚太区品牌传讯总监的温淑仪(Cherry)说。这句话,可能对不少管理新手来说,尤其有共鸣。Cherry的首个管理层职位,是在公关公司(agency)任职客户总监,工作经验令她意识到时间管理的重要,「很早已学会时间管理,尤其以前在agency工作,要跟进太多客户与项目,如果没有管理好时间,活动根本没可能顺利进行」。她在现时公司任职十二年,带领四名下属,一手策划亚太区的品牌传播及推广工作。日子久了,自然凭经验累积了一套时间管理心得:

1. 善用会议沟通避免重做

不少上班族可能都曾抱怨开会浪费时间,但Cherry却认为会议乃必要;而有效的会议,就能避免因沟通不足而把工作推倒重来的风险,变相节省工作时间。她每天马不停蹄跟欧美、亚洲各部门和合作伙伴,就工作展开面对面、视像与电话会议,平均一天有一半时间耗在会议上,高峰期会议更佔去一天七成时间,她解释:「因为这是跨国公司,要清楚美国、欧洲、亚洲各地的工作,有些产品是全球发售,要确保做法一致,有些地区又要根据当地文化、特色发布产品。」

「许多人都浪费大量时间re-do(重做)。」Cherry说。她认为时间管理不只是个人的事,职场上持份者众多,有其他部门,亦有下属团队。「现在不是super star的年代,不是请了一个『超人』便能把所有工作顺利做好,现在是合作的年代。为何要召开这幺多会议?因为不是你一个人就可作主,要大家一起投入想法,有他人同意才可成功。」Cherry眼见不少年轻同事因经验尚浅,自觉想法可行就一味冲,结果触礁,「到了实践阶段想找同事帮忙,但别人帮不了他,因为根本不可行,只好重做」。因此她与四个下属,每周一次定期展开一对一会议,目的是避免重做工作。她说:「一来了解下属在做什幺,二来确保他们的想法可行,有时他们的想法飞到九霄云外远,我就要把他们拉回正轨。管理好团队的时间,自然可助自己在工作上事半功倍。」

她说会议虽多,但不浪费时间,才是重点。「最好的开会人数是四至六人,太多人会有太多意见,最好在一小时内结束,时间太长大家会力不从心。会议主持人亦很重要,一定要有议程,突发的事需要在会议上提出,还是留待下一次才商讨呢?主持要好清晰。」

2. 重要事、基本事优先处理

工作有轻重缓急,怎决定处理的先后次序?Cherry认为最重要的事自然要先处理,但最基本的事亦需要先处理,「有些问题可能好细、不重要,但都需要先处理,否则会阻碍你做重要的事,例如公司网站资料有错,一定要先解决,因为有许多人会看到。你会收到许多电邮、同事电话,问你发生什幺事,时间就浪费在这裏」。「最基本」的事,还包括每次团队工作后的事后检讨,一来避免重複犯错,更重要是下次做得更好,「例如我一年有十个大项目,每次不是完了就算,每次也要检讨,看看下次如何做得更好」。她希望检讨有助团队下次合作时更有共识,自然更有效率更顺畅。

3. 「闭关」专注重要工作

聚精会神工作时,最怕中途突然被打断,可能是同事的一句说话、一通电话,或者一条短讯。不少人被打断后想重拾手上工作,却感到难以投入。Cherry说:「每次被打断后都不知道工作做到什幺阶段,又要reboot一次(重新投入)。看过一些文章,说到被人打断后,约需二十五分钟才可重新投入工作,变相浪费了二十五分钟。」

当手上有重要工作,她选择决绝一点,不看手机、电邮,「其实好多大project,都需要时间深层思考。如果我要处理十分重要的工作,我会『闭关』,那数小时只专注这件事」。

4. 每天只查看三次电邮

管理层每天均会收到来自五湖四海的工作电邮,Cherry一天只查看三次,「九时回公司,先处理一次(电邮),然后是午饭前或后,最后是下班前,其余时间则专注手上工作。很多人以为需要立即回覆电邮,其实不是,对方是可以等待的,如果真的紧急,他会致电。要给自己一个习惯,不是所有事都要立即回覆」。她又认为,同事觉得紧急的事,对她来说未必属最紧急,面对同事的不情之请,有责任教育对方,才不至被对方打乱自己的时间表,「你要定一条界线给同事,自己心裏也要有界线,例如印度的同事,什幺事也说urgent,最后一分钟才告诉你需要帮手。你可以帮忙一次,但要告诉对方下次不会理会,或至少三天前通知」。

5. 详列自己及下属工作清单

许多上班族都习惯写下一天的工作清单(to do list),而Cherry则选择使用免费手机应用程式,记下自己及下属的工作项目,「我会用这些工具为下属分配工作,让我及对方都对工作项目一目了然,例如P是我的马来西亚同事,不能常常见面,他会列明手上有什幺工作,完成后会标明,那我就知道对方完成了什幺」。

另外,对上司分配的工作,她习惯早在死线(deadline)前便把工作做好,「尽可能提前做好,大项目早三四天,小项目早一天,让大家有时间讨论,以及修改出更佳方案」。

6. 预留时间思考、沉澱

Cherry认为时间管理,亦包括为自己预留思考、沉澱的时间,这能让头脑更灵活,更有效率处理接下来的工作。「我一周至少有两三天,挤出十至十五分钟让自己安静、思考,可以是早上喝咖啡,或趁午膳外出走走,有助更新一些想法。」每晚睡前,她都会重温工作清单,「每晚会看看第二天要开什幺会,想到什幺就即时写下,因记性不好,记下了至少能安心入睡」。

7. work-life balance

Cherry强调自己并非工作狂,管理时间,是为了追求工作与生活平衡(work-life balance),每逢周五晚,她都会放下工作,享受生活,「因为我们下班后美国仍未下班,我会在大家共用的日程内写下『忙碌』,周一早上再看对方电邮」。Cherry分享:「身为管理层,大多是四十至五十岁的人,如何度过这黄金十年好重要,你想你的退休生活是如何呢?其实要开始準备了。现在很多人都觉得有得做就做,没想过计划,到退休后才后悔想做的都没有做,其实管理时间与管理人生挂鈎。」

文:欧慧儿编辑:梁小玲

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